Блиц-подсказка 1.

Если не вовремя выплатили отпускные. Опаздываете с выплатой отпускных — направьте работнику уведомление.

В документе объясните причины, почему нарушили срок, извинитесь и предложите сотруднику написать заявление об отпуске. В нем работник укажет такие даты, чтобы отпуск начинался не раньше чем через три дня после того, как получил отпускные.

В уведомлении укажите, что если он откажется написать заявление, то компания выплатит компенсацию за задержку отпускных в размере 1/150 ключевой ставки Центробанка за каждый день просрочки.

Этими действиями ошибку не исправите, но инспектор ГИТ учтет их как смягчающее обстоятельство, когда будет назначать штраф.

Учтите: компания обязана выплатить сотруднику отпускные за три дня до начала отпуска, ч. 9 ст. 136 ТК.

Блиц-подсказка 2.

Если не вовремя уведомили работника о начале отпуска.Не в срок предупредили о начале отпуска — проблем не избежать, даже если сотрудник согласится написать заявление об отпуске с другой даты. Инспектор заметит нарушение, так как уведомления все равно нет, и оштрафует.

Эту проблему вы можете только предупредить. Внесите в Умный календарь кадровикадаты начала отпусков ваших работников и настройте уведомление на электронную почту. Советуем поставить напоминание не за две недели до начала отпуска сотрудника, а за 16 дней. Так у вас будет время, чтобы оформить документы.

Сотрудников, которые используют отпуск по графику, извещайте о времени его начала не меньше чем за две недели.

Если пропустите срок, вам грозит не только штраф, но и проблемы с сотрудником. Он может написать заявление и потребовать перенести отпуск на другое время, ч. 2 ст. 124 ТК. Новые даты в этом случае придется с ним согласовывать.

Блиц-подсказка 3.

Если в графике запланировали отпуск по месяцам, а не в конкретные даты.Чтобы работник и инспектор ГИТ не обвинили вас в том, что нарушаете право на отдых, направьте работнику уведомление за две недели до начала месяца, в котором у него запланирован отпуск. В уведомлении укажите, что в следующем месяце у работника должен быть отпуск, и попросите определиться с конкретными датами — или предложите их сами.

Так как в графике нет даты начала отпуска, вы должны не просто известить сотрудника о приближении отпуска, но и договориться с ним о датах.

Чтобы избежать проблемы, когда будете составлять график на следующий год, пропишите в нем конкретные даты. Планировать отпуска по месяцам быстрее и проще. Закон так делать не запрещает. Но для вас выгодна ситуация, когда в графике стоят конкретные даты.

Если запланируете отпуск не месяцем, а датой, получите два преимущества. Во-первых, не придется дополнительно решать вопрос, когда именно у работника начнется отпуск. Во-вторых, вы сможете отправить в отпуск по графику работника, который не хочет его использовать и копит дни.

Блиц-подсказка 4.

Если сотрудник не хочет идти в отпуск по графику и принес заявление на отпуск в другое время.Как поступить в такой ситуации, зависит от того, готов ли непосредственный начальник отпустить работника в отпуск в другое время и вправе ли работник это требовать.

Если руководитель согласен, издавайте приказ. Закон не запрещает переносить отпуск по просьбе работника.

Если руководитель против, пусть поставит на заявлении резолюцию «Отказать». Заявления на отпуск пишут сотрудники в первый рабочий год. Все остальные должны использовать отпуск по графику, ч. 2 ст. 123 ТК.

Однако, прежде чем отказывать работнику, проверьте, нет ли у него права использовать отпуск в удобные даты или в период определенных событий. Например, такое право закон предоставляет несовершеннолетним, беременным, супругам женщин, которые родили ребенка и находятся в отпуске по беременности и родам. Эти сотрудники уйдут в отпуск по заявлению, даже если раньше называли другие удобные для себя даты, которые вы вписали в график.

Блиц-подсказка 5.

Сотрудник отказывается уходить в отпуск, пытается накопить отпускные дни за несколько лет. Если сотрудник не идет в отпуск, отправляйте его отдыхать принудительно. На работу в это время не пускайте.

Чтобы иметь возможность отправить работника в отпуск, планируйте его в графике с конкретными датами. За две недели до отпуска уведомите работника о дате его начала. Укажите в уведомлении, что по закону работник должен соблюдать график отпусков. За две недели до начала отпуска издайте приказ и ознакомьте с ним работника. Откажется подписать приказ об отпуске — составьте акт.

Отпускные выплатите за три дня. С первого дня отпуска не пускайте сотрудника на рабочее место. Закон вы не нарушите — график отпусков обязателен для всех.

В ситуации когда сотрудник сам отказывается отдыхать, он ни за что не отвечает. Это ваша обязанность — отправлять работников в отпуск ежегодно. Если нарушите запрет и не предоставите отпуск в течение двух лет подряд ^{ч. 4 ст. 124 ТК} отвечать будете вы.

Некоторые компании в борьбе с сотрудниками, которые копят дни отпуска, идут на крайние меры. Например, блокируют на время отпуска пропуск на территорию предприятия, передают списки отпускников охране и т. д. Надеемся, вы сможете договориться с работниками, и до подобного не дойдет.

Уведомление об отпуске

Акт об отказе работника ознакомиться с приказом об отпуске

Блиц-подсказка 6.

Сотрудник нужен на работе в даты, когда у него по графику отпуск. Попросите работника перенести отпуск, если нужен на работе в даты, когда у него по графику отпуск.

Направьте работнику предложение с просьбой остаться на рабочем месте в даты, когда у него запланирован отпуск. Объясните, что после переноса он сам сможет выбрать время отдыха. Попросите поставить на предложении отметку о решении и даты отпуска, если сотрудник сразу с ними определится.

В случае согласия работника дальнейшие действия зависят от того, успели вы издать приказ об отпуске или нет. Если уже издали, отменяйте его. Основание — предложение о перенесении отпуска с согласием работника.

Если приказ издать не успели, больше ничего делать не надо. Приказ о перенесении отпуска издавать не надо.

Проследите, чтобы сотрудник использовал отпуск не позднее следующего рабочего года, ч. 4 ст. 124 ТК. Когда будете составлять график, запланируйте остатки по отпускам.

Если работник не согласен отложить отдых, отправляйте его в отпуск по графику, несмотря на производственные трудности. Иначе нарушите закон, ч. 3 ст. 124 ТК.

Перенести отпуск можно не любому работнику. Не пытайтесь переносить отпуск беременным, несовершеннолетним и работникам с вредными или опасными условиями труда, ч. 4 ст. 124 ТК. Им вы должны предоставлять отпуск ежегодно, ст. 115 ТК. Всем остальным работникам отпуск можно переносить на другой период, в том числе на следующий рабочий год.

Предложение перенести отпуск

Блиц-подсказка 7.

Беременная сотрудница просит отпуск с завтрашнего дня, хочет использовать его до отпуска по беременности и родам.Попросите сотрудницу, если это возможно, отложить отпуск. Объясните ей, что это нужно, чтобы успеть выплатить ей отпускные.

Беременная вправе потребовать ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам. Отказать ей нельзя. Однако если она потребует отпуск немедленно, вы невольно нарушите закон — не сможете выплатить отпускные за три дня, как положено.

Отвечать за задержку отпускных придется вам, хотя это сотрудница не учла сроки, и вашей вины нет. Избежать ответственности сможете, только если уговорите сотрудницу отложить начало отпуска на три дня, которые нужны вам для оплаты. Если договориться не получилось, отправляйте в отпуск по заявлению и сразу начисляйте компенсацию за задержку выплаты.

Блиц-подсказка 8.

Сотрудник хочет использовать часть отпуска, но руководитель против.Если руководитель не согласен предоставить сотруднику часть отпуска, пусть ставит на заявлении резолюцию: «Отказать». Сотруднику объясните, что о количестве и продолжительности частей отпуска нужно договариваться. Так как руководитель против, отпуск сотруднику предоставите полностью. Если инициатива разделить отпуск исходит от вас, напишите работнику предложение и попросите оформить решение на этом документе. Не согласится — заставить не сможете, даже если такой порядок установили в его трудовом договоре. Это условие незаконно.

Когда делите отпуск, следите, чтобы одна из частей — не обязательно первая — была не менее 14 дней. Остальные будут той продолжительности, о которой работник договорится с руководителем. Это могут быть любые части, которые удобны сторонам. Требование «каждая часть должна быть кратна семи» или запрет предоставлять отпуск по одному дню незаконные.

Блиц-подсказка 9.

Отправили работника в отпуск, но он срочно понадобился на работе. Выясните, может ли сотрудник выйти на работу, заручитесь его согласием и издавайте приказ об отзыве из отпуска.

Работник должен письменно согласиться на отзыв из отпуска, но так как на рабочем месте его нет, заранее согласие не оформить. Поэтому обычно сотрудник соглашается выйти на работу, а когда знакомится с приказом, отмечает, что был согласен прервать отпуск. Чтобы подстраховаться, звоните работнику при свидетелях, вступайте с ним в переписку, просите подтвердить согласие на отзыв из отпуска по рабочей электронной почте. Объясните сотруднику последствия: он может отказаться выходить на работу, это не будет нарушением дисциплины.

Так как в том, чтобы сотрудник прервал отпуск, заинтересованы вы, объясните ему, что неиспользованную часть отпуска сможет использовать в удобные для него даты.

Помните, ни при каких обстоятельствах нельзя отзывать из отпуска беременных, несовершеннолетних и работников с вредными или опасными условиями труда.

Приказ об отзыве работника из отпуска

Блиц-подсказка 10.

Отправили работника в отпуск, а он через неделю позвонил и сказал, что открыл больничный. Если работник заболел в отпуске и оформил больничный, дни болезни в отпуск не войдут. На эти дни отпуск нужно продлить или предоставить их в даты, о которых договоритесь с сотрудником.

На дни болезни начислите пособие, отпускные бухгалтерия пересчитает.

Чтобы начислить пособие, ситуацию нужно правильно оформить. Для этого дни отпуска в табеле отмечайте кодом «ОТ». С даты, когда сотрудник предупредил о больничном, ставьте в табеле «НН», пока не увидите документ о болезни. После того как получите листок нетрудоспособности, убедитесь, что работник получил его по случаю собственной болезни, а не по уходу за ребенком. Скорректируйте табель: на все даты больничного проставьте «Б».

Если после больничного сотрудник догуляет отпуск, отметьте эти дни кодом «ОТ». Если сразу выйдет на работу — ставьте «Я».

Чтобы избежать проблем с ФСС, объясните работникам, что они обязаны сообщить вам, когда оформляют больничный в отпуске.

Если работник в отпуске болел не сам, а ухаживал за членом семьи, больничный ему не положен, п. 40 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, приказ Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н. Работник мог не предупредить врача, что находится в отпуске, и получить больничный. Объясните работнику, что этот период оформите как отпуск, а не как дни нетрудоспособности. Пособие ему не положено, часть отпуска не переносится, отпуск не продлевается, ч. 1 ст. 124 ТК, письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1.

Блиц-подсказка 11.

Работник в отпуске подписывал документы. Как поступить, если сотрудник в отпуске подписывал рабочие документы, зависит от того, что это за документы.

Внутренние распоряжения, техническую документацию или документы, по которым еще не наступили юридические последствия, лучше оформить заново после отпуска. Так сотрудник подпишет их в день, когда выполняет должностные обязанности.

Кадровые приказы, если работник подписал их в отпуске, отмените с формулировкой «Подписаны неполномочным должностным лицом». Издайте новый приказ и дождитесь, пока работник выйдет из отпуска, или подпишите у другого сотрудника с аналогичными полномочиями.

Если отпускник подписал, например, приказ об увольнении, бывший работник сможет признать увольнение незаконным на том основании, что приказ подписало неполномочное лицо.

Гражданские сделки на этом основании могут признать недействительными.

Чтобы избежать проблем, следите, чтобы сотрудник во время отпуска не появлялся на рабочем месте, не подписывал документы, не вел переговоры, не звонил клиентам и т. д. Дело не только в том, чтобы обеспечить сотруднику отдых от работы. Это вы уже сделали, когда оформили документы на отпуск, — дальше он распоряжается своим временем сам.

Когда работник находится в отпуске, он не может представлять интересы компании. Нужно защитить работодателя от финансовых последствий из-за возможного признания сделок и других действий работника незаконными.

Блиц-подсказка 12.

Сотрудника нет на работе в первый день после отпуска.Если работник в первый день после отпуска не вышел на работу, проставляйте в табеле код «НН» и не оплачивайте эти дни. Позже сможете изменить отметки.

Увольнять работника за прогул, пока он не появится на работе и не объяснит причину, почему не вышел на работу сразу после отпуска, нельзя. Так вы нарушаете процедуру, ч 1, 3 ст. 193 ТК.

Если сотрудник на работе не появляется, не отвечает на звонки, не общается с коллегами и руководителем, направьте ему письмо или другим способом сообщите, что он должен явиться на работу и письменно объяснить свое отсутствие, ^{СК № 5, 2018, с. 68}

Когда сотрудник появится, письменно попросите его объяснить причину отсутствия. После того как получите объяснение, решайте, будете ли наказывать.

Если работник признает, что совершил прогул, поставьте в табеле код «ПР» и думайте, привлекать его к дисциплинарной ответственности или нет.

Если решите объявить замечание, выговор или уволить работника, соблюдайте сроки. Месяц на увольнение дается со дня, когда вы обнаружили проступок, ч 3 ст. 193 ТК, п. 34 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2. Это значит, что срок нужно считать не с первого дня после отпуска, когда сотрудник не появился на рабочем месте, а с момента, когда вы убедились, что у него не было уважительных причин отсутствовать на работе.

Если работник принесет больничный, скорректируйте табель и поставьте в нем код «Б».

Блиц-подсказка 13.

Сотрудник во время отпуска прислал заявление об увольнении.Дата увольнения раньше, чем заканчивается отпуск. Если сотрудник во время отпуска захочет уволиться, приказ об увольнении издавайте в последний день срока предупреждения. Приказ об отпуске не меняйте. При расчете бухгалтерия учтет сумму отпускных.

В день увольнения направьте работнику уведомление, что должен получить трудовую книжку.

Закон не запрещает сотруднику подать заявление на увольнение во время отпуска. Эта ситуация отличается от отпуска с последующим увольнением, когда вы заранее знаете, что сотрудник на работе не появится.

Работник может уволиться по собственному желанию, если предупредит вас об этом не менее чем за две недели до увольнения ^{ч. 1 ст. 80 ТК} 

Дни отпуска входят в срок предупреждения об увольнении. Закон не требует, чтобы в этот период сотрудник обязательно был на работе, заканчивал проекты, передавал дела и т. д.

Так как это увольнение во время отпуска, а не отпуск с последующим увольнением, сотрудник может отозвать заявление в последний день срока предупреждения. Поэтому не торопитесь издавать приказ, чтобы не отменять его, если работник передумает.

Изменять приказ об отпуске не нужно. Но обязательно отметьте ситуацию в графике отпусков в графе «Примечание», чтобы объяснить расхождения между запланированными и фактическими датами.

В день увольнения рассчитайтесь с работником, ст. 84.1 ТК. Если отпуск, который предоставили ранее, выходит за пределы срока предупреждения об увольнении, можете удержать сумму переплаченных отпускных.

Фрагмент графика отпусков с отметкой об увольнении

Блиц-подсказка 14.

Сотрудник в отпуске заболел и после него на работу не вышел.Если сотрудник во время отпуска заболел, продлевать его или переносить на другое время, решает сам сотрудник. Если он не вышел на работу, отпуск продлевается автоматически.

Предупредить проблему вы можете, если попросите работников согласовывать свои решения с руководителями. Но работники могут отказаться это делать. Формально такой обязанности у них нет, поэтому и закон они не нарушают. Чтобы дисциплинировать сотрудников, пропишите в ПВТР их обязанность уведомлять о болезни в отпуске.

Если работник из-за болезни хочет продлить отпуск, он не выходит на работу после отпуска, а догуливает дни, которые проболел.

Если сотрудник хочет неотгулянные из-за болезни дни отпуска перенести на другое время, он выходит на работу, а затем договаривается с работодателем, когда будет использовать остаток отпуска. Этот вопрос можете решить сразу, или сотрудник потом напишет заявление.

Обе ситуации отмечайте в графике отпусков. Так сможете объяснить, почему расходятся запланированные и фактические даты, и не потеряете неиспользованные дни отпуска.

Фрагмент графика отпусков с отметкой о перенесении отпуска